Pengertian, Dasar, dan Manajemen Pelatihan

Pengertian Pelatihan

Sikula dalam Sumantri (2000:2) mengartikan pelatihan sebagai: “proses pendidikan jangka pendek yang menggunakan cara dan prosedur yang sistematis dan terorganisir. Para peserta pelatihan akan mempelajari pengetahuan dan keterampilan yang sifatnya praktis untuk tujuan tertentu”. Veithzal Rivai (2004: 226) menegaskan bahwa “pelatihan adalah proses sistematis mengubah tingkah laku pekerja untuk mencapai tujuan organisasi. Pelatihan berkaitan dengan keahlian dan kemampuan pekerja dalam melaksanakan pekerjaan saat ini. Pelatihan memiliki orientasi saat ini dan membantu pegawai untuk mencapai keahlian dan kemampuan tertentu agar berhasil melaksanakan pekerjaan”.

Dari pengertian-pengertian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan pelatihan dalam hal ini adalah proses pendidikan yang di dalamnya ada proses pembelajaran dilaksanakan dalam jangka pendek, bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, sikap dan keterampilan, sehingga mampu meningkatkan kompetensi individu untuk menghadapi tugasnya di dalam organisasi sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.  Dengan demikian dapat simpulkan bahwa “pelatihan sebagai suatu kegiatan untuk meningkatkan kinerja saat ini dan kinerja mendatang” (Veithzal Rifai: 2004: 226).

Dasar Pelatihan

Dalam penyelenggaraan pelatihan, agar dapat bermanfaat bagi peserta dan dapat mencapai tujuan secara optimal, hendaknya penyelenggaraannya mengikuti dasar-dasar umum pelatihan. Menurut Dale Yoder dalam bukunya Personal Principles and Policies, menyebutkan sembilan dasar yang berlaku umum dalam kegiatan pelatihan yaitu (1) Individual differences; (2) relation to job analysis; (3) motivation (4) active participation, (5) selection of trainees, (6). Selection of trainers; (7) trainer’s of training (8) training method’s dan (9) principles of learning (1962:235).

Ada lima persyaratan minimal yang perlu diperhatikan pelatih dalam memilih metode pelatihan, yaitu: sesuai dengan keadaan dan jumlah sasaran; cukup dalam jumlah dan mutu materi; tepat menuju tujuan pada waktunya; amanat hendaknya mudah diterima, dipahami dan diterapkan; dan biaya ringan (Depdikbud, 1983: 97). Dalam pemilihan metode juga dapat mempertimbangkan beberapa faktor, sebagai berikut: tujuan instruksional khusus yang hendak^- dicapai dalam proses penyampaian pesan atau bahan belajar, keadaan warga belajar yang akan menerima pesan, karakteristik metode yang akan digunakan dan sumber atau fasilitas yang tersedia untuk menunjang penggunaan metode tertentu yang hendak kita pilih (Direktorat Dikmas, 1985 : 18).

Pelatihan yang berhasil adalah pelatihan yang menerapkan dasar-dasar pelatihan di atas dalam formulasi pelatihan yang akan diberikan pada peserta pelatihan.

Manajemen Pelatihan

Penilaian kebutuhan (need assessment) pelatihan merupakan langkah yang paling penting dalam pengembangan program pelatihan. Langkah penilaian kebutuhan ini merupakan landasan yang sangat menentukan pada langkah-langkah berikutnya. Dalam penilaian kebutuhan dapat digunakan tiga tingkat analisis yaitu analisis pada tingkat organisasi, analisis pada tingkat program atau operasi dan analisis pada tingkat individu. Sedangkan teknik penilaian kebutuhan dapat digunakan analisis kinerja, analisis kemampuan, analisis tugas maupun survey kebutuhan (need survey).

Manajemen pelatihan memiliki dimensi tentang bagaimana hal pengelolaan pelatihan. Pengelolaan ini dilakukan agar pelatihan bisa berjalan dengan baik dan berhasil secara efektif dan efisien. Manajemen pelatihan secara konsep bisa diartikan “Proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan dan pengevaluasian terhadap kegiatan pelatihan dengan memanfaatkan aspek-aspek pelatihan untuk mencapai tujuan pelatihan secara efektif dan efisien”. Dalam konteks yang lain, manajemen pelatihan atau pengelolaan pelatihan identik dengan manajemen proyek atau pada istilah lain sama dengan mengelola proyek.  

Proses manajemen pelatihan dimulai dengan analisis, yaitu analisis kebutuhan (need analysis) terhadap hal-hal yang akan menjadi objek pelatihan, kemudian dilanjutkan dengan desain program pelatihan, yaitu langkah mendesain program-program pelatihan. Tahapan berikutnya adalah pelaksanaan dan penerapan, yaitu proses pelaksanaan dan Penerapan program-program pelatihan. Kemudian diakhiri dengan evaluasi yaitu tahap  untuk memberikan penilaian dan analisa pengembangan. Pada setiap tahapan tersebut akan ada proses umpan balik, yang bertujuan untuk mengontrol efektivitas pelaksanaan dan proses pelatihan.

Perencanaan pelatihan pada hakekatnya adalah proses menyusun rancangan program pelatihan, yaitu proses menyiapkan berbagai hal mengenai persiapan pelatihan.  Secara umum menurut Faustino Cardoso Gomes (2000:204), ada tiga tahapan atau fase pada pelatihan yaitu tahap penilaian kebutuhan, tahap pelaksanaan pelatihan dan tahap evaluasi. Atau dengan istilah lain ada fase perencanaan pelatihan, fase pelaksanaan pelatihan dan fase pasca pelatihan.

Sebagaimana dikemukakan oleh Simamora (1997: 360), delapan langkah-kangkah umum dalam pelatihan, yaitu:

(1) Tahap penilaian kebutuhan dan sumber daya untuk pelatihan;

(2) Mengidentifikasi sasaran-sasaran pelatihan;

(3) Menyusun kriteria;

(4) Pre tes terhadap para peserta

(5) Memilih teknik pelatihan dan prinsip-prinsip proses belajar;

(6) Melaksanakan pelatihan;

(7) Memantau pelatihan;

(8) Membandingkan hasil pelatihan terhadap kriteria yang telah ditentukan.

Isi program (program content) merupakan perwujudan dari hasil penilaian kebutuhan dan materi atau bahan guna mencapai tujuan pelatihan. Isi program ini berisi keahlian (keterampilan), pengetahuan dan sikap yang merupakan pengalaman belajar pada pelatihan yang diharapkan dapat menciptakan perubahan tingkah laku. Pengalaman belajar dan atau materi pada pelatihan harus relevan dengan kebutuhan peserta maupun lembaga tempat kerja.

Prinsip-prinsip belajar (learning principles) yang efektif adalah yang memiliki kesesuaian antara metode dengan gaya belajar peserta pelatihan dan tipe-tipe pekerjaan, yang membutuhkan. Pada dasarnya prinsip belajar yang layak dipertimbangkan untuk diterapkan berkisar lima hal yaitu partisipasi, reputasi, relevansi, pengalihan, dan umpan balik (Sondang P. Siagian, 1994 :190).

Pelaksanaan program (actual program) pelatihan pada prinsipnya sangat situasional sifatnya. Artinya dengan penekanan pada perhitungan kebutuhan organisasi dan peserta pelatihan, penggunaan prinsip-prinsip belajar dapat berbeda intensitasnya, sehingga tercermin pada penggunaan pendekatan, metode dan teknik tertentu dalam pelaksanaan proses pelatihan.

Dan langkah terakhir dari pengembangan program pelatihan adalah evaluasi (evaluation) pelatihan. Pelaksanaan program pelatihan dikatakan berhasil apabila dalam diri peserta pelatihan terjadi suatu proses transformasi pengalaman belajar pada bidang pekerjaan dengan materi yang telah diterimanya. Sondang P. Siagian menegaskan proses transformasi dinyatakan berlangsung dengan baik apabila terjadi paling sedikit dua hal, yaitu: peningkatan kemampuan dalam melaksanakan tugas dan perubahan perilaku yang tercermin pada sikap, serta disiplin dan etos kerja  (1994: 202).