Analisis kebutuhan pelatihan secara umum dapat diartikan sebagai suatu
proses pengumpulan dan analisis data dalam rangka mengidentifikasi
bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang ada di dalam instansi, lembaga, atau
perusahaan yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki agar kinerja pegawai dan
produktivitas instansi menjadi meningkat. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk
memperoleh data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan.
Pelatihan pada dasarnya diselenggarakan sebagai sarana untuk
menghilangkan atau setidaknya mengurangi kesenjangan antara kinerja yang ada
saat ini dengan kinerja standard atau yang diharapkan untuk dilakukan oleh si
pegawai. Analisis kebutuhan pelatihan merupakan alat untuk mengidentifikasi
kesenjangan-kesenjangan yang ada tersebut dan melakukan analisis apakah
kesenjangan-kesenjangan tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan melalui suatu
pelatihan. Melalui analisis kebutuhan pelatihan maka pihak penyelenggara
pelatihan juga dapat memperkirakan manfaat-manfaat apa saja yang bisa
didapatkan dari suatu pelatihan, baik bagi partisipan sebagai individu maupun
bagi perusahaan.
Dalam mengidentifikasi atau menganalisis kebutuhan diklat banyak teknik
atau metode yang dapat digunakan untuk mengumpulkan dan menghimpun informasi
dan data untuk keperluan identifikasi kebutuhan diklat. Metode dan teknik
tersebut antara lain metode wawancara atau interview, metode kuisioner atau
angket dan metode skala.
Beberapa faktor
penentu yang yang harus dikumpulkan atau diketahui dalam melakukan analisis
kebutuhan diklat dapat diuraikan sebagai berikut:
Alasan.
Alasan mengapa sebuah pelatihan perlu diadakan merupakan faktor yang penting
untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan dalam pelatihan nantinya. Oleh karena itu,
pada tahapan ini perancang program pelatihan dituntut untuk benar-benar jeli
dalam melihat kebutuhan yang ada.
Peserta.
Harus dapat ditentukan siapa yang akan menjadi peserta pelatihan tersebut.
Peserta yang dimaksudkan dalam konteks ini adalah mencakup partisipan pada
pelatihan tersebut.
Pekerjaan.
Data atau informasi yang harus dikumpulkan dan dianalisis mencakup hal-hal
seperti jenis pekerjaan (jabatan) apa yang sedang di review dan apa
fungsi utama pekerjaan (jabatan) tersebut, apa saja kompetensi yang dibutuhkan
untuk dapat melaksanakan pekerjaan secara optimal, apa standard kinerja yang
harus dipenuhi oleh pegawai, dan apakah pegawai sudah memenuhi standard kinerja
yang diharapkan.
Materi. Hal
yang mendasar untuk diketahui dalam menentukan materi yang akan dirancang dalam
sebuah program pelatihan adalah apakah materi yang akan diberikan merupakan
suatu hal yang bersifat essential atau tidak.
Dukungan. Dukungan
tersebut adalah berupa komitmen dari para manager atau supervisor untuk
menciptakan suasana yang kondusif bagi para partisipan untuk dapat menerapkan
apa yang telah mereka pelajari dalam pelatihan.
Biaya. Sekecil
apapun kegiatan pelatihan pasti membutuhkan dana. Oleh karena itu amat penting
untuk menghitung untung rugi dari pelaksanaan suatu pelatihan.
Memilih
Metode. Sebelum menentukan metode yang akan digunakan dalam
pengumpulan data, maka perlu dipikirkan sumber-sumber data yang bisa digunakan
untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan.
Daftar Pustaka:
Lynton, Rolf R. &
Pareek, Udai, (1994), Pelatihan dan Pengembangan Tenaga Kerja (Terjemahan),
Jakarta : PT. Prenhalindo.